ทำยังไงให้บริษัทมีกำไรเพิ่ม โดยไม่ต้องสู้รบแย่งชิงกับคู่แข่ง
หลายๆธุรกิจอาจมองว่าการที่จะเพิ่มกำไร ก็ต้องสร้างสิ่งใหม่ๆขึ้นมา มีไอเดียเจ๋งๆอย่างเดียว ได้ไอเดียไหนมาก็ปั้นมันขึ้นมาแบบอุตลุด แต่จริงๆแล้วยังมีอีกสิ่งนึงที่ใกล้ตัวมากๆที่จะทำให้ธุรกิจนั้นเพิ่มกำไรขึ้นมาได้ แบบที่ไม่ต้องไปสู้รบกับคู่แข่ง หรือ พยายามดึงดูดลูกค้าให้เข้ามาหาตลอด แต่ก็สามารถเพิ่มกำไรได้
นั้นก็คือการ ‘ลดต้นทุน’ ซึ่งต้นทุนในที่นี้รวมทั้งต้นทุนที่เป็นตัวเงินตรงๆ อย่างค่าแรง หรือ ค่าวัตถุดิบ และ ต้นทุนทางอ้อมที่สุดท้ายแล้วมันทำให้เราไปไม่ถึงเป้าซักที นั้นคือต้นทุนของเวลา และ ต้นทุนของการเสียโอกาส
เพราะเมื่อถ้าเราลดต้นทุน สิ่งที่เราได้มาคือการเพิ่มส่วนต่างของกำไรให้ธุรกิจมากขึ้น ได้รีดศักยภาพของพนักงานให้ได้ผลผลิตที่เยอะมากขึ้น หาวิธีที่จะใช้วัตถุดิบน้อยลงหรือคุ้มค่าที่สุด รวมถึงขยายทีมจากรากฐานที่มั่นคงได้ และการทำให้เวลาที่เราใช้ในแต่ละงานลดลงได้เป็นเรื่องสำคัญมาก โดยเฉพาะกับผู้นำ เพราะเมื่อเรามีเวลามากขึ้น เราจะเอาเวลานั้นไปทำนวัตกรรม หรือ ทำแผนการเติบโต หาลูกค้าแบบเต็มที่ได้ เมื่อเราไม่ต้องมาแก้ปัญหาจุกจิก และเพียงแค่หลุดจากการเป็นเดอะแบก เราก็พร้อมรับโอกาสใหม่ๆที่เข้ามาได้มากขึ้นกว่าเดิมแล้ว
Business Process Management (BPM) คืออะไร
Business Process Management (BPM) คือแนวคิดในการปรับปรุงกระบวนการธุรกิจให้มีประสิทธิภาพ เพื่อประหยัดเวลา เพิ่มผลผลิต และ ลดต้นทุน โดยสามารถนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยยกระดับ ให้ธุรกิจไปถึงผลลัพธ์ได้อย่างราบรื่นที่สุด
ปัญหาใหญ่ๆของต้นทุนที่เยอะคือ การไม่ได้มาอัพเกรดกระบวนการจัดการในธุรกิจให้มีประสิทธิภาพอย่างแท้จริง เพราะมันดูเหมือนเป็นสิ่งที่จะทำงานได้อยู่แล้ว แต่นั้นไม่ได้แปลว่ามันทำได้ดี และ คุ้มกับเงินที่จ่ายไปในแต่ละบาทแน่นอน แนวคิดนี้เลยเกิดมาเพื่อค้นหา วิเคราะห์จุดเป็นปัญหา ออกแบบกระบวนการใหม่ และ สร้างเป็นระบบขึ้นมาจากเทคโนโลยี ซึ่งในระหว่างทางก็จะมีการติดตาม และ ปรับจูนอยู่เสมอ เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นกระบวนการใหม่ที่ยอดเยี่ยมที่สุด
3 ระดับในการลดความยุ่งยากด้วย Business Process Management (BPM)
- ช่วยเรื่องเอกสาร : เน้นปรับปรุงกระบวนการทางเอกสารต่างๆ ตั้งแต่การออกเอกสาร เซ็น ส่งต่อ ตรวจสอบ เพื่อให้เกิดข้อตกลง หรือ อนุมัติให้รวดเร็วที่สุด
- ช่วยเรื่องการจัดการงาน : เน้นปรับปรุงกระบวนการในการทำงานของพนักงาน และ การควบคุมทีม เพื่อให้เกิดการสั่งงาน ตามงาน รวมถึงส่งต่องานกันอย่างเป็นระบบ และ ลดข้อผิดพลาดให้เกิดน้อยที่สุด
- ช่วยเรื่องการทำงานภาพรวม : เน้นปรับปรุงกระบวนการที่ภาพใหญ่ ที่จะต้องเชื่อมต่อกระบวนการต่างๆในแต่ละส่วน หรือ แผนกต่างๆเข้าด้วยกัน เพื่อให้ธุรกิจโดยรวมดำเนินไปราบรื่นที่สุด ส่วนนี้จะใช้เทคโนโลยีระบบอัตโนมัติ (Automation) และ การส่งข้อมูลระหว่างระบบ (API) เข้ามาช่วย โดยมักจะออกมาเป็นซอฟต์แวร์เช่น ระบบจัดการพนักงาน (HRMS), ระบบจัดการการขายและลูกค้า (CRM) และระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) เป็นต้น
แล้วจะเริ่มทำ Business Process Management (BPM) จากตรงไหน?
ในขั้นตอนการปรับปรุงกระบวนการ ให้เราตั้งเป้าโดยตอบคำถามให้ได้ก่อนว่าเราอยากปรับปรุงไปเพื่ออะไร และ มันสอดคล้องกับแผนธุรกิจหลักของเราหรือไม่ ก่อนที่จะไปคิดว่าควรจะปรับปรุงอะไร หรือ ใช้เทคโนโลยีไหนถึงจะเหมาะสม โดยเมื่อพร้อมแล้วก็เริ่มกันเลย!
- เขียนกระบวนการปัจจุบันออกมา (Identify)
: ลงมือทำการวิจัยหน้างานว่าเขามีกระบวนการทำงานยังไงตั้งแต่ต้นจนจบ เก็บรายละเอียดมาให้ครบถึงปัญหา ระยะเวลาที่ใช้ ใครเป็นคนทำ ต้องประสานใครบ้าง และที่สำคัญคือแต่ละจุดเกิดปัญหาอะไรขึ้น - หาจุดที่เป็นปัญหา (Analyze)
: สัญญาณความเป็นปัญหา ก็คือ จุดไหนของกระบวนการที่เราใช้เวลาเยอะ คอขวด ทำซ้ำไปซ้ำมา ผิดพลาดบ่อย รวมถึงใช้เงินเยอะแต่ไม่ค่อยได้ผลลัพธ์ตามที่หวังไว้ สิ่งเหล่านี้ยังเป็นสัญญาณว่าเรายังสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพธุรกิจให้ดีขึ้นได้อีกเยอะเลย - ออกแบบกระบวนการใหม่ (Design/Model)
: ขั้นตอนนี้คือการออกแบบและจำลองกระบวนการ (Flow) ในอุดมคติขึ้นมา กระบวนการใหม่ที่แก้ปัญหาจุดต่างๆจากที่ได้วิเคราะห์มา ไม่ว่าจะแค่ปรับแต่งหรือล้างบางก็ให้เน้นไปที่การแก้ปัญหาเดิมได้ในระยะยาว และ มั่นใจว่าไม่ได้สร้างปัญหาใหม่ขึ้นมาอีก โดยสามารถนำเทคโนโลยีเข้าไปช่วยให้กระบวนการง่ายขึ้นได้เช่นกัน - ปรับใช้จริง (Implement)
: นำกระบวนการใหม่ที่ออกแบบมาสร้างเป็นระบบจริงๆเพื่อทดลองใช้งาน และอย่าลืมสื่อสารหรือเทรนให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องต่างๆ (Stakeholder) ที่มีผลต่อกระทบต่อกระบวนการใหม่นี้เพื่อความราบรื่นด้วย - ติดตามและวัดผล (Monitor)
: เมื่อมีการนำกระบวนการใหม่ไปปรับใช้จริงซักระยะนึงแล้ว นี่คือส่วนสำคัญมากๆคือการวัดผลว่าราบรื่นตามที่คิดไว้ไหม หรือแม้แต่มีปัญหาใหม่ๆที่เกิดขึ้นมาด้วยหรือเปล่า - ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง(Optimize)
: ในทุกๆกระบวนการ ควรที่จะต้องปรับจูนและคอยอัพเกรดแต่ละจุดที่ยังไม่นิ่งให้ดีขึ้นอยู่ตลอดเวลา ควบคู่ไปกับการวัดผล และ ดูว่ามีจุดไหนที่สมบูรณ์พอที่เราจะใช้เทคโนโลยีมาช่วยให้ง่ายขึ้น หรือ ทำเป็นระบบอัตโนมัติเพิ่มขึ้นได้อีกไหม
ซึ่งการที่จะปรับปรุงกระบวนการให้สำเร็จได้ยังต้องอาศัยการวางแผนที่ดี ที่สอดคล้องกับเป้าหมายธุรกิจ โดยมีส่วนของนโยบายองค์กรเป็นตัวช่วยหนุน และ หัวใจอีกอย่างนั้นก็คือการสื่อสารเพื่อให้เกิดการร่วมแรงร่วมใจที่จะสร้างออกมาให้ตอบโจทย์ตั้งแต่หัวหน้าไปจนถึงคนทำงาน โดยที่ทุกคนจะต้องมั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงนี้ดีสำหรับพวกเราจริงๆ
เราสามารถปรับใช้ BPM ได้ในทุกๆ Industry และในทุกๆที่ที่มีกระบวนการ อย่างเช่นกระบวนการ การใส่ข้อมูล, การส่งต่องาน หรือ การอนุมัติเอกสาร, ติดตามงานในช่องทางต่างๆ, เตรียมข้อมูล, ดูภาพรวมของทีม และ ความคืบหน้าของงาน, แจ้งเตือนจุดที่ต้องทำ, และอีกหลายส่วนที่เราสามารถทำเป็นระบบอัตโนมัติ (Automation) และทำให้มันง่ายเพื่อลดต้นทุนในการขยายทีมและดูแลได้ รวมถึงเพื่อเพิ่มความแม่นยำ ลดข้อผลิดพลาด และ มีเวลาเหลือเอาไปใช้กับเรื่องที่สำคัญกว่าด้วย
หวังว่าเนื้อหาวันนี้จะพอให้เห็นภาพ และรู้จักว่า BPM คืออะไร ในอนาคตมีโอกาสจะมาเล่าวิธีการทำเชิงลึกและเทคนิคให้เอาไปปรับใช้กันได้มากขึ้นนะครับ
ขอบคุณครับ
